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ISO管理体系内审年年做,为什么客户验厂时问题还那么多?

2021-07-01 13:49:26 来源:明傲外贸验厂咨询-上海明傲
内容提要:做外贸的朋友可能都碰到,出口欧美市场,不仅要做社会责任验厂,也有不少客户还要进行工厂的质量产能、环境健康和职业安全等方面的审核。而这和大家常见的诸多ISO管理体系内容又大同小异。

做外贸的朋友可能都碰到,出口欧美市场,不仅要做社会责任验厂,也有不少客户还要进行工厂的质量产能、环境健康和职业安全等方面的审核。而这和大家常见的诸多ISO管理体系内容又大同小异。

在很多公司都通过了ISO管理体系认证(比如:ISO9001质量管理体系、ISO14001环境管理体系、ISO45001职业健康安全管理体系、ISO22000食品安全管理体系、ISO13485医疗器械行业质量管理体系、HACCP危害分析与关键控制点管理体系……)

申请这些认证,无外乎出于以下目的:

1.为了提升公司的荣誉和规范公司内部的管理;

2.提升公司品牌在行业、市场上的影响力;

3.增强公司在供应链中的地位和分量,增强公司在合作谈判桌上的砝码;

4.满足客户的要求,提升客户对公司的信任度;

5.有效降低公司业务团队开拓市场的难度;

6.为了公司在招投标过程中加分以便更易中标;

7.满足委托加工方的要求;

8.融洽与公司所在地政府监管部门的之间的和谐关系;

9.其它要求。

在上述获证目的中,对很多公司来说,最主要的就是满足客户的要求,为什么呢?因为很多跨国公司或大公司在与准供应商合作前都会按照ISO管理体系的要求验厂,包括合作后也会定期到对合格供应商现场按照ISO管理体系的要求进行验厂审查,验证所选的供应商内部管理是否持续满足要求,是否具备持续地提供质量合格且稳定的产品的能力。

正是如此,很多公司不得不维持ISO管理体系的运行和持续改进,所以,每年都会在公司内部开展实施ISO管理体系内审工作,本想:
1.通过年度的ISO管理体系内审,自查自纠,及时发现不足,及时整改落实,确保顺利通过客户验厂;

2.通过年度的ISO管理体系内审,提升各相关部门的执行意识和责任意识,赢得客户验厂时的好感;

3.通过年度的ISO管理体系内审,提前做好充分的准备,确保客户验厂获得满意的结果。

可实际情况,每次客户莅临公司验厂的结果,总是问题一大堆,导致客户验厂专家组不满意,搞得老板在客户验厂末次会议上脸火热没面子、如坐在针毡,公司中层管理团队没面子,公司在客户验厂专家组面前没面子,这是为什么呢?

原因一:领导重视方面

每年是按期开展了ISO管理体系内审工作,有可能存在领导不重视比如内审的首次会议不参与、内审过程中不巡视、内审末次会议不参与,直接影响了内审队伍、被审部门内心对公司ISO管理体系内审工作的重视程度,甚至让双方产生走走过程、走走形式完成内审工作的行为。

【改进建议】:

作为公司领导,最好每次内审参加首次会议和末次会议,打消内审队伍和被审部门领导错误地认为“公司领导对内审工作不重视”的看法。作为公司领导,最好能不定时到内审过程中的重点场所、重点部门巡视,督促内审队伍和被审部门工作的严谨性和责任心,必要时给予适当的指导和关心。建议每次内审都要包括对公司领导层的审核,以充分引起领导层对公司ISO管理体系的重视。

原因二:内审组长任命方面

1.内审组长的人选不合适比如没有一定的话语权或说话没有相应的份量或没有一定的工作魄力;

2.内审组长没有充分发挥组长的作用;

3.内审组长自身在专业方面有所欠缺。

【改进建议】:

要想每次ISO管理体系的内审工作实现预期的效果,内审组长的人选也是一个非常关键的环节:

1.最好对ISO管理体系有深入的认知;

2.最好是在公司内部有一定话语权、工作魄力和组织能力的人担任。

原因三:内审队伍组建与管理方面

1.可能存在内审组成员的选择与分工不到位,比如选择的全部是刚刚参加培训结束的内审员,或让不熟悉被审部门ISO管理体系情况的内审员去审核被审部门;

2.内审队伍对标准理解不到位;

3.内审队伍对内审依据的法律法规认知不到位或不清楚法律法规的要求;

4.内审队伍没有真正搞清楚内审的目的或对内审的目的不重视;

5.不清楚客户验厂所关注的重点过程、重点场所、重点部门,所以不能抓住内审的重点内容。

【改进建议】:

最好每次内审前,对内审队伍做一次内审实施前的培训包括动员,一是充分引起内审队伍的重视,二是加深内审队伍对内审知识、技巧、方法的正确理解和把握,尤其是单次内审队伍中存在比较多的新内审员的情况。若可行时,可以外请专业的老师或机构对公司的内审队伍进行一次系统性的内审实战能力强化与提升培训。

原因四:内审准备方面

1.内审准备不充分比如没有对公司的ISO管理体系文件全面的、系统的浏览,尤其是变更的部分;

2.没有对内审知识再次认真的回顾,加深对内审知识的理解与把握;

3.没有在内审前对内审队伍组织召开一次内审前的探讨会议,消除内审队伍对当次内审工作存在的困惑。

【改进建议】:

每次内审最好提前确定好具体的内审时间,以便给内审队伍预留充足的时间浏览公司全套的ISO管理体系文件。

原因五:内审策划方面存在不到位

第一:内审依据方面。

1.漏掉了上一次内审的结果;

2.漏掉了第三方现场审核的结果;

3.漏掉了客户上一次验厂的结果;

4.漏掉了客户平常对公司的要求;

5.漏掉了与客户签署的合同中特殊的要求

第二:内审时间分配存在缺失。

内审时间没有根据内审的依据、被审部门覆盖内审重点过程多少或职责、被审部门的实际情况、内审过程的重要性等合理分配内审的时间与精力。

第三:没有根据内审过程的重要程度、内审员的实际情况合理分配内审员或分配内审任务。

第四:内审计划没有经过认真的策划。

1.内审的行程或路线没有按照P-D-C-A的原则策划;

2.内审的重点过程或场所或部门;

3.各被审部门的主导内审人员确定;

4.各被审部门的内审要点有可能存在遗漏或不到位的现象。

第五:内审检查表策划不到位。
1.内审检查表确定的内审重点存在有遗失的情况;

2.没有将客户关注的内容作为策划内审检查表内容的重点输入内容;

3.内审检查表策划的审核点没有轻重之分,体现不出重点;

4.内审检查表没有根据当前的实际情况进行策划,有可能将以前策划的模板直接拿来使用;

5.内审要点的编排顺序没有按照P-D-C-A的原则实施。

【改进建议】:

1.每次内审前,最好由内审组长(安排相对比较专业的人担任)精心策划内审计划,充分考虑从上一次内审结束到这次内审开始这一时间段的ISO管理体系运行实施情况包括变更的情况;

2.被审部门的审核要点最好与其职责权限要完全符合;

3.被审部门的先后顺序最好按照P-D-C-A原则排列;

4.被审部门的内审时间务必要安排充分,最好预留一定的空余时间;

5.内审检查表务必要与内审计划相吻合;

6.每个被审部门的内审检查表审核要点最好按照P-D-C-A原则排列;

7.每个被审部门的审核重点包括抽样范围、数量要以审核依据为主要输入内容;

8.内审检查表编写完毕最好由内审组长负责组织讨论,及时发现不足,及时完善补充。

原因六:内审实施方面

第一:内审抽样不到位,有可能内审抽样数量太少、抽样不具有连贯性、抽样不具有代表性;

第二:内审队伍存在走过程、敷衍了事的情况;

第三:某些部门安排的内审时间不充足,导致内审匆匆收场,无法保证内审效果;

第四:没有制定内审的目标,导致内审实施过程中出现随意、随心、随性内审;

第五:没有建立有效的内审激励机制,有可能内审人员与被审部门相互隐瞒包庇;

第六:内审人员追踪内审证据的力度不够深入,只是为了发现问题而已;

第七:内审人员的专业性存在缺失。

【改进建议】:

1.建议建立内审管理激励机制,包括对内审员和被审部门都要考虑激励;

2.定期对内审队伍开展内审实战强化培训,以持续提升内审队伍的内审技能;

3.严格审查内审队伍编写的内审检查表,确保重点审核内容抽样的范围、数量和前后连贯性;

4.内审实施前重点审查内审队伍编写的内审检查表,确保审核的内容务必在规定的时间内顺利完成;

5.内审实施前最好组织内审队伍开个简短会议,询问各内审成员对内审的依据、要求是否没有任何困惑。

原因七:内审末次召开方面

某些公司每次的内审末次会议都不召开或召开的不到位,比如:

1.只是简单报告了本次内审开出的书面不符合报告,而没有真正对本次内审做一个客观、公正的总结概述,尤其是对ISO管理体系提出的改进建议或希望公司各部门注意的事项,导致公司领导层错误地认为“公司ISO管理体系就存在这么几个不合格”;

2.末次会议参加人员,在某些公司存在领导不参与、被审部门负责人不参与,参与的人员除了内审组,就是各被审部门派出的办事员代表

原因八:内审不符合整改与跟踪与验证

第一:被审部门不能对内审发现的问题举一反三开展自查自纠;

第二:被审部门在整改过程中,看到的只是一个点,没有考虑到一个面,出现了补东墙漏西墙的情况;

第三:内审组对不符合的整改跟踪验证只走过程走形式,没有严格按照五步曲的方法验证;

第四:内审组对符合的整改跟踪验证时忽略了对措施实施证据的追踪,只是相信了不符合报告上所填写的。

【总结】

ISO管理体系内审工作流程

*明确内审目的(目标)→*确定内审依据→*组建内审组→*任命内审组长→*策划编写内审计划→*组织编写内审检查表→*修正内审检查表→*内审前内审组会议→*实施内审(首次会议→现场内审→末次会议)→*内审不符合整改与跟踪验证→*编写并下发内审报告。

每次内审工作结束后最好:

1.根据内审成员的表现,评定出优秀的内审成员给予相应的奖励;

2.综合考虑被审部门的配合与审核结果,评定出优秀的被审部门给予相应的奖励;

3.向公司领导报告本次内审的结果,尤其是对公司ISO管理体系运行实施提出的改进建议。

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