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管理咨询-采购代理:降低采购成本新途径

2012-2-16 16:41:16 来源:上海明傲企业管理有限公司 浏览:1
内容提要:采购代理:降低采购成本新途径。一种新型的物资采购模式。采购代理的优势。传统采购模式的缺点。

采购代理:降低采购成本新途径

一种新型的物资采购模式
  
  相对于目前我国多数企业的物资采购模式而言,采购代理是一种新型的物资采购模式。它与传统物资模式的最大区别在于,采购代理力求将物资采购这一职能从企业内部分化出来,实现物资采购的外部化。也就是说,在物资采购代理模式下,大多数企业将无须再设立专门的物资采购部门和储备大量的库存原料,而这些工作将由一种新型的物资采购代理企业来完成。这类物资采购代理企业完全独立于客户单位,但不同于一般的采购中介商,它是站在客户的立场上,专营某一类或相关的几类物资的采购代理,拥有自己的仓库和专业化的物资配送队伍,能够在接到客户采购指令后及时准确地把物资送达客户指定的地点。物资采购代理企业通过这种专业的采购方式和高效的物资配送队伍来代替原来由客户单位采购部门进行的工作,能够在自身发展的同时,帮助客户单位达到降低采购成本的目的。
  当然,这种新型的物资采购模式要想存活并获得发展,必须满足以下三个条件:一是低价,即它所提供的物资价格要比客户自己采购时要低,这是采购代理能够存在的前提;二是质优,即所提供的物资质量要符合客户的要求,这是采购代理能够存在的关键;三是诚信,即让客户相信自己所需的物资能够被准确及时地送到指定地点,这是采购代理能够存在的基础。这就要求采购代理企业必须具有高度的社会责任感、高度职业化的物资配送队伍和高度专业化的管理手段,要依靠高效率的管理、高素质的人才,建立良好的社会信誉。
  
  传统物资采购模式存在的问题
  
  传统物资采购模式,是指企业内部专门设立采购部门,负责对本企业所需生产物资进行采购的一种物资采购方式。它是我国目前最为常见的一种物资采购模式,尽管该模式在保护企业原料供应的商业秘密方面具有优势,而且不必担心诚信问题,但成本很高。
  首先,日常开销成本高。企业为了保证所需物资的及时供应,必须设立专门的采购部门,配置专门的采购人员;为了防止出现缺货,还须建立大型仓库,储存大量的后备物资。这些采购部门的日常开支、采购人员的工资以及储备物资的保管费用等,对企业来讲都是一项必不可少的成本。
  其次,交易成本高。企业为了采购到合意的物资,必须对所需物资的市场行情进行了解,这就需要尽可能多地收集所需物资的相关资料,必要时还须派出专人对供应商进行考察。经过考察确定入选的供应商后,还要进行物资采购的招标或者谈判。这一系列的工作不仅费时而且费钱。况且,这些繁杂的工作有时并不能保证企业肯定能够采购到价廉物美的物资,这种例子在现实中屡见不鲜。
  再次,监督成本高。众所周知,物资采购是企业所有工作中最容易滋生腐败的环节,在买方市场的大环境下,企业的物资采购人员往往是物资供应商竞相拉拢的对象,因而多数企业尤其是国有企业,为了防范物资采购环节中腐败事件的发生,都设立了监督部门,对企业物资采购的全过程进行监督。另外,很多企业出于廉政的目的,在制度上对物资采购这一岗位进行约束,如实行轮岗制度,两年或者三年换一次人,常常是一个人在这个岗位只干两到三年,刚熟悉了物资采购业务,刚能够得心应手的时候,又要换岗了。在这种监督环境下,企业的物资采购工作就不可避免地存在着低效率、高成本等问题。
  
  降低企业采购成本的新途径
  
  采购代理最终存活的关键在于,采购代理企业能否为客户采购到价廉物美的物资。因此,低成本运营是采购代理企业普遍实行的战略。而事实上,采购代理企业也确实拥有这样的优势和能力。
  1.物资采购环节本身还存在成本挤压的空间。据有关资料显示,我国传统物资采购模式中采购成本占到了企业投资总成本的60%~65%,而在国外,这一比例在40%以下。也就是说,我国的物资采购成本中至少还存在20%的压缩空间。企业要提高经济效益,物资采购成本的降低是非常现实的选择。
  2.采购代理更能实现采购直接成本的节约。采购代理企业专营物资的采购和配送,它把物资采购这一职能从生产企业中剥离出来,实现了社会分工。按照分工与专业化理论,分工有助于专业化的发展,而专业化带来的直接影响是成本的节约。代理采购企业是专业化的物资采购企业,它拥有专业化的采购和物资配送队伍,能够有效地降低采购成本。首先,它专营某一类或几类物资的采购,可以同时为多家客户提供服务,因而在运作中通常是大宗采购,大宗采购在价格上往往有更大的优惠,能够享受比一般客户更为优惠的折扣。其次,代理采购企业只经营某一类或几类物资的采购。拥有比一般企业更为丰富的信息,熟知该领域的市场行情,并能在客户发出采购指令时迅速完成采购任务,可以节省大量的诸如考察、谈判等交易成本。对客户而言,除节省了采购部门日常的开销、采购人员的工资、物资的库存成本以及采购中的交易成本外,还能够以较高的效率、较低的价格购进所需的物资。企业的整个采购环节趋向简单化、流程化,采购成本大大降低。
  3.采购代理更能保证所采购物资的质量。采购代理企业能够生存并获得发展还在于它受到一种无形的制约,即它对客户的责任。客户信任它,乐意把自己的物资采购业务委托于它,它才能生存,才能发展壮大。因而,它必须站在客户的立场上,想客户之所想,急客户之所急。它必须时刻保持清醒,因为在信息高度流通的社会,一次的疏忽或舞弊(比如以次充好)不仅会使自己永远失去一个客户,而且还有可能给自己带来毁灭性的灾难。从这个意义上说,采购代理企业比客户本身的采购部门更具有责任感和危机感,更有动力去寻求质优价廉的物资。另外,采购代理企业专营某一类或几类物资的采购,拥有更为专业的采购人员,对市场的行情把握的更为准确,对相关物资质量的优劣也更具有鉴别能力。因而,采购代理更能采购到符合客户要求的物资。这种对某一类或几类物资具有的更为专业化的能力,对采购代理企业来讲,是其生存和发展的必备手段;而对客户来讲,则在无形中节省了采购成本。
  4.采购代理能够提供更为快捷的服务。采购代理企业拥有专业化的物资配送队伍,这就具备了能够在较短时间内将客户所需物资准确地送到客户指定地点的能力。而且,长期从事某一类物资或几类物资的配送,对所配送物资的性能、运输要求更为了解,从而减少物资在装卸以及运输过程中的损耗,节约了成本。对于客户企业,由于只要根据生产进度在合理时间前发出采购指令,所需物资就能够及时得到供应,因而没有必要储备大量的物资,只需少量库存或者零库存。防止了原材料物资的积压,从而使库存成本降低。
 5.采购代理能够有效防止物资采购中的腐败行为。传统物资采购模式中,采购人员为了确定供应商,往往需要对供应商进行实地考察,而这也通常是采购环节中容易导致腐败的环节。现实中,有些供应商为了获取物资供应资格,不惜花费重金拉拢采购人员,或许诺暗中给予回扣。但羊毛出在羊身上,采购人员贪图小利的结果是企业付出更高的成本。而企业为了杜绝采购环节中舞弊事件的发生,尽管建立了一系列的监督机制,但从实际执行的结果来看,企业不仅为此花费了高昂的成本,而且效果并不明显。采购代理模式把物资采购这一职能从企业内部分离出来,采购代理企业与客户的关系公开化、明晰化。对客户企业来说,减少了物资采购的环节,从而在源头上降低了物资采购中出现腐败的可能性,大大降低了物资采购中的监督成本。
  采购代理作为一种新型的物资采购模式,其廉价、高效、快捷的特点必将不断地被更多的企业所认识,成为众多企业降低采购成本的一种新的选择。
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